容量の大きいファイルを送る際はクラウドサービスを利用しよう！

ネットを経由して大容量のファイルを送りたいとき、どんな方法をとるのが最も簡単かつスマートなのでしょうか？ ここではメールに添付して送る方法とクラウドサービスを利用して渡す方法についてご紹介します。

容量の大きいファイルをメールで送れない理由は？

一眼レフのデジタルカメラで撮影した画像、動画、音声、あるいはパワーポイントで作ったデータなど容量の大きいファイルをメールに添付して送ろうとすると、ファイルサイズ制限に引っ掛かって送れないことがあります。これは大きなサイズのファイルを送受信するとネットワークに負荷がかかるための措置です。

また、無制限に大きなファイルが送れてしまうと、受け取り側がファイルをダウンロードしてメールを削除しない限り、メールサーバーに多くのファイルとメールがたまり、メールボックスの容量制限を圧迫することも考えての措置でもあります。

昔よりもサーバーが強化され、回線速度も速くなっている現在は、添付ファイルとメール本文などの合計容量は20MB程度まで対応しているというプロバイダーが多いでしょう。

ただ、あまり大きなファイルをメールで送るのは受信に時間がかかることもあって一般的によしとされていません。相手側のプロバイダーの対応容量が少ない場合のことも考えて、企業では添付ファイルは2～4MBまでと制限していることが多いようです。

容量の大きいファイルを送る手段は？

では、容量の大きいファイルを送りたいときはどんな手段を用いればよいのでしょう。方法はいくつかありますが、代表的なのは次の2つでしょう。

・ファイルを圧縮する、サイズを落とす

やや大きなサイズのファイルはサイズを圧縮して添付するのが最も一般的な手段です。Windowsならファイルを右クリックして「送る」→「圧縮(zip形式)フォルダー」を選んでzipファイルにするのが一番簡単な圧縮方法です。zipファイルならポピュラーなので受け取り側が困ることもあまりないはずです。

画像ファイルは、もしbmpファイルならjpgファイルに変換すればファイルサイズを小さくできます。また、jpgファイルでもペイントツールなどを使えば、小さくリサイズすることも可能です。パワーポイントで文書を作るときも、軽いjpg画像などを使用すればファイルサイズが肥大化するのを防げます。

・クラウドサービスを利用する

クラウドサービスを利用するのもポピュラーなやり方です。方法は2つあります。まず送り側と受け取り側が同じクラウドサービスを利用していれば、ファイルを「共有フォルダー」にアップロードするだけでファイルを受け渡すことができます。

もうひとつはファイル転送サービスと呼ばれるサービスを利用する方法です。この方法は、こちらは送り側がファイルをサーバーにアップロードし、ダウンロード用URLをコピーして受け取り側にメールで送るというものです。

受け取り側は基本的に会員登録不要です。送り側は受け取り側がダウンロードする際にパスワード入力が必要な設定にすることもできます。日常的に大容量ファイルを送り合う相手がいる場合には前者の方法が便利で、いろいろな相手に大容量のファイルを送る機会が多いなら後者の方法がよいでしょう。

クラウドサービスは使い勝手やセキュリティもアップしています。大容量ファイルを送る際にはこうしたサービスを活用してみてはいかがでしょうか。

2016年6月更新